Schluß mit ernsten Tagungen!

Es erinnert mich immer an die schöne Geschichte von Vera F. Birkenbihl zum Lernen: Da sitzt das Kind im Wohnzimmer und macht Hausaufgaben. Die Mutter arbeitet in der Küche. Plötzlich lacht das Kind herzhaft und ausgiebig. Ermahnender Kommentar der Mutter: „Ich dachte, Du machst Hausaufgaben!“. Es gibt moderne Lehrer mit neuen Ansätzen der Leichtigkeit beim Lernen, aber viele dieser Zunft sind nicht viel besser als diese Mutter. All das hat vor allem historisch-kulturelle Hintergründe. Ähnlich wie bei Beerdigungen. Mich hat immer fasziniert, dass viele Kulturen bei Trauer“feiern“ lachen und tatsächlich feiern – sie feiern das Leben. Und wir hier in unseren Breitengraden weinen. 

Spaß zu haben beim Arbeiten, Lernen und Lösungen suchen ist in unserer preußischen Tradition, auch in diesem komischen Schulsystem, das noch manch ursprüngliche militärische Aspekte in sich trägt, leider immer noch zu wenig erlaubt und gefördert. Sowohl in der Schule, an der Uni und natürlich dann auch im Beruf.

Kurz könnte man sagen: Teilnehmer brauchen bei Tagungen mehr emotionale Höhepunkte. Das könnte aber falsch verstanden werden. Es geht bei professioneller Festivalisierung von Tagungen um ziel- und lösungsorientierte emotionale Höhepunkte. Um eine Dramaturgie, die weit weg vom Anspruch ist, hauptsächlich zu Lernen und zu Arbeiten. Sondern die erlaubt, über content- und netzwerkbezogenen Spaß eine Atmosphäre zu schaffen, die in kürzerer Zeit des Lernens und Arbeitens am Ende mehr Ergebnis liefert. Teilnehmerbegeisterung beschleunigt, weniger ist also mehr. Wir dürfen uns als Firmen und Veranstalter trauen, den Mitarbeitern und/oder Kunden richtig „einzuheizen“. New Work braucht New Meeting. Wie geht also Festivalisierung bei Tagungen und Konferenzen?

Was ist Festivalisierung und wozu?

Festivalisierung verwandelt traditionelle Geschäftstreffen, Konferenzen und Messen in lebendige, ansprechende und unterhaltsame Erlebnisse. Dieser „Mindshift“ des Tagungsdesigns hat positive Auswirkung in der Vermarktung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen. Es fasziniert zuerst das Team des Veranstalters/Planners, motiviert sie zu kreativer Spitzenleistung im Event-Design, überträgt diese Begeisterung auf die Teilnehmer, die gern wieder kommen und weiter empfehlen. Es ist als DER Ansatz, der Tagungen zukunftsfähig und einfacher macht. Nicht unbedingt einfacher im Konzept, aber in der Erfolgserreichung. Dazu kommt, dass wir ein anderes, stärkeres Markenbewusstsein schaffen, wenn es um Kundenveranstaltungen geht. Natürlich nur, wenn die Festivalisierung aus der Marke und seinen Werten und wofür sie steht größtenteils abgeleitet ist. Kundentreue und -empfehlungen sind hier gleichermaßen die Folge. Konferenzzentren und Hotels, die die Expertise Festivalisierung aufgebaut haben, erschließen sich damit Wettbewerbsvorteile und zusätzliche Einnahmequellen. 

Insgesamt geht es am Ende auch um die Erinnerung, den bleibenden Eindruck aus einer Veranstaltung. Denn wie schnell verpuffen klassische Tagungen und wandern in die Hinterstübchen der Gehirne von Teilnehmern. Dabei gilt: Wenn („nur“) einige wesentliche Teile einer Veranstaltung unvergesslich sind, ist die gesamte Veranstaltung unvergesslich. Festivalisierung bedeutet also nicht, Feiern und Emotionen vom Eintreffen bis zum Verabschieden. Es geht um das regelmäßige Implementieren des absolut Unerwarteten, des Emotionalen und Aussergewöhnlichen. Es geht um starke „gemeinsame Erinnerungen“, die verbinden. Zusammenfassend ermöglicht der Festivalisierungs-Anspruch vor allem:

– Erhöhte Teilnehmerzahl und -begeisterung
– Mehr Teilnehmerengagement und Interaktion
– Wertvollere Tagungsergebnisse
– Bessere Markenbekanntheit und -treue nach innen (employer branding) und aussen (provider branding)
– Zusätzliche Einnahmequellen für (mehr) MICE Gewerke
– Bessere Partnereinbindung, z.B. durch Sponsoring von Festivalisierungselementen
– Am Ende: Mehr Erfolg, Umsatz und Gewinn trotz ggf. höherer Tagungskosten

Daher passt der Festivalisierungstrend auch zum Trend der gesamten MICE-Industrie: Lieber weniger oft tagen, dafür aber richtig (mit größeren Budgets).

Schwierigkeiten der Festivalisierung

Neben der kulturell bedingten schwierigen Aufgabe, Inhaber, Entscheider oder Betriebsräte von dieser Tagungsprägung zu überzeugen, liegen die Herausforderungen und Nachteile auf der Hand:

– Ein erhöhter Konzept-, Planungs- und Durchführungsaufwand mit mehr Manpower- und Finanzaufwand
– Gestiegene logistische Anforderungen durch die Koordination vielschichtiger und verschiedener Festivalelemente.
– Die Konsequenz hoch zu halten, trotz Festivalisierung stets das Tagungsziel im Auge zu behalten
– Durch die variierenden Tagungselemente entstehen komplexere umweltbezogene, technische und sicherheitsrelevante Fragen
– Augenscheinlich schwierigere Qualitäts- und Ergebniskontrolle einzelner, stark unterhaltsbezogener Tagungselemente
– Compliance- und Steuerherausforderungen

Bereit zu sein, diesen Preis zu bezahlen. Mutig genug zu sein, eher ein Stück über das gewohnte Maß hinaus zu Festivalisieren. Verrückt genug zu sein, allen Widerständen zum Trotz das hohe emotionale Niveau der Festivalisierung durchzuhalten: All das sind Mindsetveränderungen, die nötig sind, um nicht nur ein bisschen zu Festivalisieren, sondern ausreichend genug, um die Vorteile zu genießen.

Festivalisierung – aber wie?

Die allgemeine Kernfrage dazu lautet: Was begeistert Menschen? Sicher begeistert nicht alles jeden gleich. Und je verrückter, desto differenter ist natürlich die Wirkung auf die Gesamtheit aller Teilnehmer. Aber es gibt Festivalisierungskategorien, die die große Mehrheit der Teilnehmerschaft tendenziell immer positiv emotionalisiert. Also bedienen wir uns bei Tagungen doch einfach aus folgenden, teils sehr bekannten Töpfen, um Unvergesslichkeit und zielführende Begeisterung zu erzeugen. Und setzen dabei bei jedem Topf einfach ein paar Stufen mehr Emotionalisierung und „Verrücktes“ drauf – soweit es die jeweilige Zielgruppe eben positiv aufnimmt:
– Veranstaltungsort: Weg vom öden, quadratischen Tagungsraum rein in Museen, historische Gebäude, Höhlen, Busse oder rauf auf Schiffe, Fernsehtürme usw. Festivalisierung bezieht sich hier nicht nur auf Raum, Foyer oder ähnliches, sondern auf alle Touchpoints der Teilnehmer. Ein magischer Ort für coole Aussergewöhnlichkeiten können übrigens auch Toiletten sein: Bei einem Event haben wir z.B. die Toilettendeckel gegen Multifunktionselemente ausgetauscht, einen „Barber“ mit allen Kämmen, Duftwässerchen an den Waschbecken ergänzt und beim Verlassen eine süße Belohnung gereicht. Es gibt wirklich tolle Erlebnis-Hotels in Deutschland mit dem richtigen Erlebnis-Mindset. Drei davon stellen wir Ihnen hier vor (in Kästen).

– Formate: Sie waren schon vor der Pandemie auf dem Vormarsch und sind aufgrund Interaktivität Erlebnis an sich – können aber natürlich noch erlebnisbereichert werden: World Cafes, Bar Camps, Fishbowls, PechaKucha, Lightning Talks, Open Spaces, Design Thinking, Idea Jam Sessions, Game-based Workshop uvm. Holen Sie sich Experten dazu, die das professionell moderieren.
– Ausstattung & Requisiten: Die Tagungshotelerie leidet häufig an der Armut an außergewöhnlichen Bestuhlungs-Varianten. Stühle und Tische jeweils anders zu stellen ist damit nicht gemeint. Es geht um flexible schnell veränderbare Möbelarten, Kollaborations-Bestuhlungen wie im modernen Büro, Lounge-Möbel wie Sofas & Co., ggf. kombiniert mit Stehtischvarianten, Tech-Möbel mit integriertem Audio-/Video-Equipment, Green spaces mit Pflanzen, Bäumchen, Kräutern, Wellness seatings uvm. Und holen Sie sich aus dem nächstgelegenen Theater-Fundus passende Requisiten aller Art zur Raumbereicherung, vor allem für das haptische Erlebnis.
– Food & Beverage: Das Buffet, das da auf Tischen passiv wartet, ist out. Da sollte es brutzeln, brodeln, rauchen, flambieren, riechen, mixen mit Menschen, die die Leidenschaft am Essen und Getränk zelebrieren. Es sind sowieso vor allem die Menschen in den Veranstaltungsorten, die aus solchen Elementen das Erlebnis zaubern.
– Nachhaltigkeit oder Soziales: Wahrscheinlich einer der stärksten Erlebnisgeneratoren, wo Teilnehmer merken, dass sie Teil von etwas Gutem sind (ein erlebbar nachhaltiges Hotel) oder selbst bei dem Event etwas Gutes tun. Wir haben bei Outdoor-Barbecues schon oft die Teilnehmer aufgerufen, den Strand erst eine Stunde zu säubern. Der Blick auf zig Säcke mit Müll ist unvergesslich und kann fast zu jedem Event-Thema in Beziehung gesetzt werden.
– Speaker, Künstler & Stories: Sicher auch ein unendlicher Fundus für Erlebnis pur. Es gibt Keynote Speaker und dann gibt es die ca. 100, die wirklich unvergesslich sind. Mehr sind es nicht. Fragen Sie uns, wer davon zu Ihnen passt. Gleiches gilt für Künstler, die kostümiert auf Stelzen durch die Reihen gehen, die mit LED-Kleidung Atmosphäre schaffen, die Nessun Dorma singen wie Pavarotti oder etwas bzw. jemand einfach wegzaubern. Das ist „The unbelievable“ als Mittel zur Festivalisierung. Wichtig ist uns dabei immer, starke Narrative zu hinterlassen, das weitererzählt werden kann. Dann funktioniert Event, auch weit nach dem Event. Wichtig ist, dass Inhalte, die hier transportiert werden, relevant sind. Nichts ist „outer“ als einfach nur „gute Speaker“, die kommen, singen und gehen und sich nicht drum kümmern, was eigentlich dort genau geliefert werden muss. Relevanz und der richtige Denkanstoss zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist heute mehr Erlebnis als je zuvor.
– Musik: Musik ist besser als keine. Live-Musik ist besser als Musik. Originelle Musik ist oft besser als Mainstream. Stars sind besser als unbekannte Künstler. Alles dient dazu, einen Raum mit seinem Menschen in eine Stimmung zu bringen, die unterstützt. Musik ist ebenso magisch, wenn sie richtig eingesetzt und dosiert wird.
– Prominenz, Status und Vorteile: Ebenso eine Quelle unendlicher Erlebnisse. Mit jemand zu sein, den alle kennen. Etwas zu dürfen, was wenige dürfen. Das sind Erzählgründe, die Erlebnis mit Ego/Stolz verbinden. Teilnehmer bei Veranstaltungen mit Ministern und Präsidenten zahlen für ein Bild mehr als für die ganze Veranstaltung.
– Logistik: Festivalisierungs-Veranstaltungen leben in der Regel von mehr Event-Elementen als „normale“ Tagungen. Die Logistik, das Bewegen der Teilnehmer von A nach B, ist eine weitere Festivalisierungsmethode. Die Limousine ist das eine, sie zu bespielen das Festival. Der Flug der Gruppe ist das eine, die Wartezeit vorher und nachher zu bespielen ist das Festival. Ohne Grenzen…
– Spiele: Menschen spielen gern, wenn es das richtig Spiel für sie ist. Quiz ist eine beliebte Möglichkeit. Oder das „Verdienen von Punkten“, wenn sie etwas getan/erreicht haben. Oder die Installation von allgemeinen Spielen/Konsolen wie von Microsoft oder Autorennen-Boxen als Simulatoren, die als Wettbewerbe laufen. Mein Favorit sind Kicker-Weltmeisterschaften als Gruppen-Aktion und professionell moderiert. Das aktiviert die Spieler, aber oft noch mehr die Zuschauer.
– Technologie: Erlebnisse sind natürlich über moderne Technologie immer besser zu erzeugen. Nicht durch Displays an der Wand, sondern durch Einsatz von Mixed Reality, vor allem Virtual Reality. Oder durch den Einsatz von Hologrammen auf der Bühne bzw. im Raum, wo Menschen oder Objekte 3D-bewegt begeistern. Jede Art von Gadgets wie kleine Roboter oder Maschinen, die z.B. servieren oder Fragen beantworten auf Basis von KI sind immer ein Renner.
– Persönliche Akzente: Nichts ist stärker als „Von mir persönlich für Dich!“. Individuelle Willkommensgeschenke, der persönliche Vorteil je Gast, interaktive Fotokabinen, damit sich die Teilnehmer besonders wertgeschätzt fühlen, den Moment verewigen können. Geschenke gehören sowieso zur Festivalisierung dazu – dann damit tragen Teilnehmer das Event mit nach Hause.
– Nachbereitung & Marketing: Noch nie hat ein professionelles Event mit der Verabschiedung der Teilnehmer geendet. Und auch in der Nachbereitung sollte das Erlebnis weitergehen – mit einer Beziehung zu den Themen und Erlebnissen beim Event. Eine oder mehrere Zusendungen, die digitalen Nach-Events, die regionalisierte Weiter“bespielung“ von Teilgruppen des Events, die Verbindung von Teilnehmern in spannenden Online-Foren uvm. gehört hier dazu. Sowohl beim Vermarkten des Events vorab als auch nachher: Die Angst, etwas zu verpassen, the Fear Of Missing Out (FOMO), können und sollten wir individuell nutzen.

Ja – für das Design dieser Erlebniskategorien ist die Teilnehmerkenntnis und damit oftmals nötige Teilnehmer-Segmentierung enorm wichtig. Teilgruppen-Management gehört aktuell zur Kernkompetenz jeder top Event-Agentur und jedes Planners.

Nach unserer Erfahrung ist die Gefahr, sich beim Festivalisierungsansatz in den schier unendlichen Möglichkeiten und eigenen Wünschen zu verlieren, sehr groß. Daher ist das immer wieder Bewusstmachen der

a) klaren Event-Zielsetzungen
b) Zielgruppeattributen und -bedürfnissen
c) zur Verfügung stehenden (üppigeren) Budgets

erfolgsentscheidend für die richtige Art und Dosis der Festivalisierungselemente. Für Festivalisierung gibt es natürlich auch Spezialisten, die Sie einbinden sollten: Vor allem darauf spezialisierte Agenturen wie wir von experts4events, die Festivalisierungs-Fachleute aus Theater, Kunst, Design, Technik uvm. mitbringen. Wir setzen dabei übrigens auch sehr oft auf „Luxury Wedding Planner“: Die haben mit entsprechender Erfahrung schon fast alles gemacht, was „festivalisiert“. Festivals zu organisieren ist grundsätzlich nicht schwer, sie so zu organisieren, dass Businessziele übertroffen werden, bedarf vor allem Erfahrung.

Nähere Informationen:

www.experts4events.com oder www.hologramm-speaker.de