So lohnen sich Events mit Speakern auch in Zukunft

Wir wissen alle, was eine Live-Veranstaltung mit ExpertenInnen (Keynote-Speaker) kostet: Konzept, Einladung, Marketing, Personal, Halle, Technik, F&B, Speaker, ModeratorIn, KünstlerInnen usw. Und dann die Anreise, Unterbringung, Abreise und der Arbeitsausfall der Teilnehmer. Da kommen bei Entscheidern gern mal vierstellige Beträge pro Tag und pro Teilnehmer zusammen. Wenn wir es digital oder hybrid anbieten, wesentlich weniger, aber immer noch leicht höhere fünfstellige Beträge.

Wann also lohnt sich so eine Veranstaltung mit ExpertenInnen als Keynote-Speaker? experts4events als Spezialist für diese Art von Events mit über 5000 nationalen und internationalen ExpertenInnen gibt vier Empfehlungen:

Die Erfolgs-Regel Nummer 1: Ziel- und Meßkriterien festlegen.

Jeden Tag gehen tausende Events in Deutschland ohne genaue Messung der Zielerreichung zu Ende. Wischi-waschi-Rechtfertigungen, dass sich die Veranstaltung gelohnt hat, gibt es häufiger. Begriffe wie gesteigerte Mitarbeiter- oder Kundenbindung, Markenstärkung, Motivationssteigerung und ähnliches sind dabei missbrauchte schwammige Ergebnisbegriffe.

Professionelle Veranstalter hingegen antworten auf die Frage, ob das Event erfolgreich war, beispielsweise mit: 72,3 % der Teilnehmer nahmen den Flyer zum Event-Angebot mit, 40,7 % der Teilnehmer sagten Ja zum Terminangebot für ein weiterführendes Gespräch, 56,4 % buchten das vierwöchige Probeangebot usw. Mitarbeiter „kaufen“ bei solchen Events natürlich auch prozentual messbar das Vorbereitete: Einen Changeprozess oder eine Zukunftsvision, die von 92,3 % verstanden wurde. 54 Lösungsideen, die nach einem Vortragsimpuls moderiert entwickelt wurden. Schritt A bis D wurden zu 88,5 % danach umgesetzt.

Wenn Sie in die richtigen (zielbezogenen) Speaker investieren, sind sowohl bei Kunden- als auch Mitarbeiterveranstaltungen die Aktionen, die während oder nach dem Event vom Teilnehmer erfolgen sollen, vorbereitet und mit Zielkriterien versehen. Kein Event ohne konkrete dramaturgisch abgestimmte Appell(e): Während und/oder nach dem Event.

Erfolgs-Regel Nummer 2: Speaker-Qualitätsgruppen bilden.

Von allen Veranstaltungsformaten für große Gruppen ist die Veranstaltung mit Speakern das Beste für das Ziel, Mehrwerte zu generieren. In Zeiten, in denen Veranstaltungen wegen COVID eh unter „ROI-Rechtfertigungsdruck“ und nachwievor großen Compliance-Einschränkungen stehen, sind Speaker-Events mit Weiterbildungscharakter besser zu argumentieren, ziehen mehr Menschen an und führen leichter zu Zusagen/Anmeldungen. Die große Gefahr dabei ist, weniger gute Speaker zu buchen oder eine unpassende Zusammenstellung von Speakern, die dramaturgisch nicht zum Ziel führt.

experts4events kennt über 5000 Speaker weltweit live. Davon sind ca. 1400 aus Deutschland. Und davon sind maximal 250, die den Zusatz Top-Speaker (Real Top Speaker by experts4events) in ihrem Fach wirklich verdienen. Allein in Deutschland gibt es aber Schätzungen zufolge über 9000 „Speaker“ bzw. Experten, die das behaupten. Wie also den richtigen für seine Veranstaltung zum besten Preis-/Leistungsverhältnis finden? Auf Basis von Event-Motto, Themen, Ziele, Teilnehmer, Budget, Ort und Datum kann die Suche beginnen:

1. Empfehlungen: Top-Speaker empfehlen nur gleiche oder bessere Qualität. Professionelle 

VeranstalterkollegenInnen ebenso. Bauen Sie sich aus beiden Gruppen Netzwerke aus und pflegen Sie sie.
2. Google-Suche: Aktive Speaker haben üblicherweise ein sehr gutes Google-Ranking. Nicht durch Anzeigen, sondern in der generischen Suchergebnisliste. Und dominieren mit ihrem Namen meist die erste Suchergebnisseite. Die Speaker-Geheimtipps finden Sie so weniger, aber solche, die ihr Geschäft wirklich aktiv betreiben. Basis für Ihre Auswahl-Entscheidung sollte dabei immer eine aussagekräftige professionelle Website des Speakers sein, die das Wer, Was, Warum und vor allem das Wie (Bühnenperformance) des Speakers eindeutig klärt.

3. Youtube & Co.: Zu einem guten Speaker werden von Dritten Videos hochgeladen – neben den eigenen Videos des Speakers. Formate wie TED und TEDx geben zusätzlich Einblicke und ein gewisses Indiz auf Hochwertigkeit. Generell ist viel auffindbarer Content ein Indiz auf Relevanz.

4. Manche Auszeichnungen und echte Testimonials: Es gibt in vielen Ländern Speaker-Auszeichnungen, an denen man erkennen kann, dass jemand schon viele Jahre sehr erfolgreich im Markt ist. In England ist es der „Fellow“, in USA der „CPAE“, in Deutschland die German Speakers Hall of Fame. Trauen Sie in Sachen Qualität keinen ultraleicht oder nur durch Geldzahlung zu erreichenden Ausbildungen oder Zertifizierungen. Und trauen Sie keinen Kundenstimmen, bei denen nicht Name und Firma mit angegeben sind. 

5. Referentenagenturen: Vermittlungs-Agenturen wie experts4events helfen, gezielt und schnell den passenden Speaker zu finden – für den Einkäufer meist kostenfrei und mit vielen Vorteilen verbunden. Deren Erfahrung und Expertise spart viele Stunden mühsame Recherche. Professionelle Agenturen vermitteln nur dreifach geprüfte Qualität – denn eine Fehlvermittlung bedeutet Kundenverlust. Aber nicht nur bei der Suche, sondern auch bei der Abwicklung oder beim Ausfall eines gebuchten Speakers ist der Service einer Agentur wertvoll, gerade bei prominenten oder internationalen Rednern.

Es geht bei der Speaker-Auswahl nie darum, den besten Experten in einem Fach zu finden, sondern den besten Speaker zu diesem Thema mit der Wirkung, die Sie eventdramaturgisch benötigen, um das Ziel zu erreichen.

Die Erfolgs-Regel Nummer 3: Entwicklung von wirkungsvollen vor-Ort-Strategien, -Methoden und -Tools.

Begeisterungsfähigkeit ist bei einem guten Speaker das A und O. Einige erreichen das durch Humor, andere durch überraschende Einblicke und Ansichten und wieder andere durch die Kraft ihrer Story, ihres eigenen Weges. Eine gute Speaker-Veranstaltung bedient idealerweise alle Kategorien. Die Grundregel lautet: Je mehr Begeisterung Richtung Ziel erzeugt wird, umso mehr folgen die Teilnehmer den Eventappellen. Aber nicht jeder unserer Event-Kunden möchte seine Teilnehmer vor Ort mit dezenten aber direkten Verkaufsbotschaften konfrontieren. Das ist okay, allerdings empfehlen wir dem Kunden dann umso mehr, dass das Event-Konzept dramaturgisch wie auch inhaltlich den Grundbedarf an den Produkten oder Dienstleistungen erhöht und nach dem Event kein Teilnehmer „verloren“ geht. Wenn Ihr Produkt Solarpanels sind, könnten die Grundbedarfsthemen Zukunft, Umweltschutz, Gesellschaftsbeitrag etc. sein. Bei Autos Themen und Zukunft und eMobilität bzw. wie wir bald leben. Event-Veranstalter, die nach der Devise verfahren, dass der, der einlädt und zahlt, sich auch die Erlaubnis nehmen darf, vor Ort – begleitet durch geschultes Personal – etwas dezent anzubieten, haben aus unserer Sicht recht. Bereiten Sie das Angebot immer speziell für die Zielgruppe und das Event auf.

Die Erfolgs-Regel Nummer 4: Intelligentes Nachfassen und Nachhalten

Die Möglichkeiten, Anlässe zu schaffen, um als Veranstalter nach dem Event mit den Teilnehmern noch mal in Kontakt zu treten, sind so vielfältig wie die möglichen Event-Konzepte an sich. Das fängt beim Feedbackbogen, der auch nach Empfehlungen fragt, an und hört nirgendwo auf.

Bei top Kundenevents rufen Kunden oft von sich aus an – dann müssen ihre Mitarbeiter für Inbound-Calls vorbereitet sein. Alternativ dazu startet zwei Tage nach dem Event die kluge Nachfasskommunikation oder ein digitales Follow-Up mit dem/den Speakern. Dafür hat jeder Mitarbeiter für Outbound-Calls, -eMails, -Mailings etc. entsprechende eventbezogene Hilfsmittel an der Hand. Gute Gründe für den Kontakt nach dem Event sind auch die Zusendung von Powerpoint-Slides des Referenten, sein signiertes Buch, einem „Wichtigste Thesen-Papier“ aus dem Event, einer Video-Speech-Summary, einer Mini-Umfrage unter den Teilnehmern uvm. Je mehr Sie hier einem Event-Marketing-Profi vertrauen und auf seine Zielerreichungs-Tools zurückgreifen, desto mehr Ergebnis werden Sie erreichen. Das gleiche gilt für das Nachhalten von und nachhaltiges Motivieren bezüglich Weiterbildungsziele bei Mitarbeiter-Events über die Führungskräfte.

Wir gehen gerade bei Veranstaltungen mit ExpertenInnen in eine mega spannende neue Zeit mit Hologramm und Mixed Reality. Der gesamte Bühnenraum kann 3D-befüllt werden mit Impulsen, die Zielerreichung verbessern. Oder mit Augmented Reality Informationen kontextbasiert optimiert durch Künstliche Intelligenz, die alles bisherige bereichern und verstärken. Oder mit virtuellen Erlebnissen, die die realen Erlebnisse ergänzen und in der Wirkung vervielfachen. Roboter im Raum, die Service und Verkauf beflügeln.

Wenn Sie auch in diese neue Welt mit weniger Input und mehr Output bei Events einsteigen möchten, kontaktieren Sie die Berater von experts4events gerne für ein unverbindliches, kostenloses Erstberatungsgespräch. Wir sind natürlich auch auf der ICJ Advantage im August in München mit dabei, dort mit einem Vortrag von Dr. Pero Micic zur „Landkarte der MICE-Zukunft“. Wir freuen uns auf Sie!